Kwestie rozliczania zagranicznych podróży służbowych zostały szczegółowo ujęte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku. Warto pamiętać, że rozporządzenie dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, ale jego przepisy zazwyczaj są stosowane także w przedsiębiorstwach prywatnych.
Diety w zagranicznej podróży służbowej
Kluczową kwestią w przypadku rozliczania delegacji zagranicznej jest kwestia diet dla pracownika. Podczas rozliczania należy ustalić czas trwania podróży służbowej za granicą, którego wyliczanie będzie różniło się w zależności od sposobu przekraczania granicy, czyli drogi lądowej, morskiej lub lotniczej.
Za każdą dobę w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnej doby, pracownikowi przysługuje dieta wyliczona w następujący sposób:
· 1/3 diety gdy mamy do czynienia z podróżą do 8 godzin,
· od 8 do 12 godzin należy się 50% diety,
· w przypadku czasu ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Diety należy pomniejszyć także proporcjonalnie do ilości oraz rodzaju bezpłatnego wyżywienia pracownika. W przypadku śniadania należy odliczyć 15% diety, w przypadku obiadu i kolacji 30% diety.
Noclegi w zagranicznej podróży służbowej
W odróżnieniu do krajowej podróży służbowej, w delegacjach zagranicznych w załączniku do ww. rozporządzenia ustalone zostały maksymalne limity na nocleg w zależności od kraju, do którego pracownik odbywa delegację. Limity te mogą zostać oczywiście zwiększone, co ma często miejsce w przypadku zgody przełożonego lub w przedsiębiorstwach prywatnych.
Co ważne, jeśli pracownikowi nie zapewniono i nie opłacono noclegu a także jeśli nie przedstawił on rachunku lub faktury za nocleg, należy mu się ryczałt na pokrycie kosztów noclegu, który wynosi 25% limitu noclegowego w danym kraju. W przypadku zagranicznej podróży służbowej nie zostało także określone, ile nocleg powinien trwać oraz od której godziny należy go liczyć.
Jakie ryczałty przysługują pracownikowi?
Rozliczanie delegacji zagranicznych wiąże się często z doliczeniem do należności dla pracownika ryczałtów na dojazdy. W tym przypadku wyróżnić należy dwa rodzaje ryczałtów, z czego jeden dotyczy przejazdów środkami komunikacji miejscowej. Jeśli pracownik nie przedstawi faktur lub rachunków, ma on prawo do ryczałtu, który wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Drugim z ryczałtów jest dojazd z i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniczego lub portu morskiego. W razie nieprzedłożenia rachunków, pracownik może otrzymać ryczałt w wysokości całej diety, jeśli koszty te ponosił w obie strony.
Inne udokumentowane wydatki
Pracodawca może także wyrazić zgodę na zwrot kosztów poniesionych z innymi wydatkami, które nie zostały ujęte enumeratywnie w przepisach rozporządzenia. Zaliczyć do nich można zakup paliwa, koszty myjni, zakup kart sim do telefonu czy poczęstunki kontrahenta dotyczące danej umowy.
W sytuacji gdy wydatki te nie zostały udokumentowane fakturą np. jak przejazdy autostradami, należy dołączyć je do dokumentu rozliczenia oraz przeliczyć zgodnie z kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
W ramach usług z zakresu kadr i płac nasze biuro rachunkowe na Bemowie zapewnia kompleksową obsługę oraz doradztwo w zakresie rozliczania zagranicznych podróży służbowych, posiłkując się przepisami prawa oraz najnowszymi interpretacjami w tym zakresie.
Jaki kurs przyjąć do rozliczenia należności?
Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia się z zagranicznej podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W takiej sytuacji często rodzi się pytanie, jaki kurs przyjąć do rozliczenia pracownika?
Zasadą jest, że należy przyjąć średni kurs z dnia wypłacenia pracownikowi zaliczki. W przypadku braku zaliczki, gdy pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych wydatków, należy przyjąć średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Rozliczanie delegacji zagranicznych może niejednokrotnie budzić wątpliwości i problemy. Z tego powodu zachęcamy do skorzystania z profesjonalnego wsparcia naszego biura rachunkowego.